Tämä on Pro Kemijärvi ry:n EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679, GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.
Laadittu: 1.1.2026
Päivitetty: 5.7.2026
1. Rekisterinpitäjä
Pro Kemijärvi ry
Y-tunnus: 3070735-7
c/o Peltolantie 18
97645 Juujärvi
Sähköposti: prokemijarviry@gmail.com
2. Rekisteriä koskevat yhteydenotot
Henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa yhteydenotot:
Pro Kemijärvi ry / puheenjohtaja
Sähköposti: prokemijarviry@gmail.com
3. Rekisterit
Pro Kemijärvi ry käsittelee henkilötietoja seuraavissa rekistereissä:
- jäsenrekisteri
- asiakas- ja tapahtumarekisteri
- työntekijärekisteri (tarvittaessa)
4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus
Henkilötietojen käsittely perustuu seuraaviin oikeusperusteisiin:
- sopimus (esimerkiksi jäsenyys tai tapahtumaan ilmoittautuminen)
- rekisterinpitäjän lakisääteinen velvoite (esimerkiksi yhdistyslaki, kirjanpitolaki ja työlainsäädäntö)
- rekisterinpitäjän oikeutettu etu (yhdistyksen toiminnan järjestäminen, jäsen- ja asiakasviestintä sekä yhteydenpito)
- rekisteröidyn antama suostumus silloin, kun käsittely perustuu suostumukseen
Henkilötietoja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin:
- jäsenasioiden hoitaminen
- jäsenmaksujen hallinnointi
- yhteydenpito jäseniin, asiakkaisiin ja yhteistyökumppaneihin
- tapahtumien suunnittelu, järjestäminen ja niihin liittyvä viestintä
- laskutus ja kirjanpito
- työsuhteisiin liittyvien velvoitteiden hoitaminen
- yhdistyksen toiminnasta tiedottaminen
Henkilötietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon eikä profilointiin.
5. Rekisterien tietosisältö
Jäsenrekisteri
Jäsenrekisteri voi sisältää seuraavia tietoja:
- nimi
- postiosoite
- sähköpostiosoite
- puhelinnumero
- jäsenyyden alkamis- ja päättymispäivä
- jäsenmaksutiedot
- mahdolliset luottamustehtävät yhdistyksessä
Asiakas- ja tapahtumarekisteri
Rekisteri voi sisältää:
- nimi
- yhteystiedot
- tapahtumiin tai palveluihin liittyvät tiedot
- ilmoittautumis- ja osallistumistiedot
- laskutus- ja maksutiedot
- mahdolliset muut tapahtuman järjestämisen kannalta tarpeelliset tiedot
Työntekijärekisteri
Tarvittaessa rekisteri sisältää:
- nimi
- henkilötunnus
- yhteystiedot
- työsuhdetta koskevat tiedot
- palkka- ja tilitiedot
- verotukseen liittyvät tiedot
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötiedot saadaan pääasiassa:
- rekisteröidyltä itseltään
- jäsenhakemusten ja ilmoittautumisten yhteydessä
- sähköpostitse tai puhelimitse
- verkkolomakkeiden kautta
- sopimusten ja muun asioinnin yhteydessä
7. Tietojen luovuttaminen ja siirtäminen
Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti ulkopuolisille.
Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille silloin, kun lainsäädäntö sitä edellyttää.
Henkilötietoja voivat käsitellä myös yhdistyksen käyttämät palveluntarjoajat siinä laajuudessa kuin palvelun toteuttaminen edellyttää, esimerkiksi:
- sähköpostipalvelut
- pilvipalvelut
- kirjanpito- ja tilitoimistopalvelut
- laskutus- ja maksupalvelut
- verkkosivujen ylläpitopalvelut
Tietoja ei lähtökohtaisesti siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Mikäli käytettävä palveluntarjoaja siirtää tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, varmistetaan henkilötietojen suoja GDPR:n edellyttämillä suojatoimilla.
8. Henkilötietojen säilytysaika
Jäsenrekisterin tietoja säilytetään jäsenyyden ajan. Jäsenyyden päätyttyä tiedot poistetaan ilman aiheetonta viivytystä, ellei lainsäädäntö tai mahdollisten oikeudellisten vaatimusten käsittely edellytä pidempää säilyttämistä.
Asiakas- ja tapahtumarekisterin tietoja säilytetään asiakassuhteen tai tapahtuman edellyttämän ajan sekä kirjanpitolainsäädännön vaatiman ajan.
Työntekijärekisterin tietoja säilytetään työsuhteen ajan sekä työlainsäädännön, verolainsäädännön ja muiden lakisääteisten velvoitteiden mukaisen ajan.
Tarpeettomat henkilötiedot poistetaan tai anonymisoidaan säännöllisesti.
9. Rekisterin suojauksen periaatteet
Henkilötietoja käsitellään huolellisesti ja luottamuksellisesti.
- pääsy henkilötietoihin on rajattu vain niitä työssään tai luottamustehtävässään tarvitseville henkilöille
- sähköiset järjestelmät on suojattu käyttäjätunnuksin, salasanoin ja tarvittavin teknisin suojaustoimin
- paperimuotoinen aineisto säilytetään lukituissa tiloissa
- henkilötietojen käsittelijöitä sitoo salassapitovelvollisuus
10. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus:
- saada tieto henkilötietojensa käsittelystä
- tarkastaa itseään koskevat henkilötiedot
- vaatia virheellisten tai puutteellisten tietojen oikaisemista
- pyytää tietojensa poistamista silloin, kun siihen on lainsäädännön mukainen peruste
- pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista
- vastustaa henkilötietojen käsittelyä oikeutetun edun perusteella
- saada toimittamansa henkilötiedot siirrettyä järjestelmästä toiseen soveltuvin osin
- peruuttaa antamansa suostumus silloin, kun käsittely perustuu suostumukseen
Oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt tulee toimittaa kirjallisesti rekisterinpitäjälle.
Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus tehdä valitus Tietosuojavaltuutetun toimistolle, mikäli hän katsoo henkilötietojensa käsittelyn olevan tietosuojalainsäädännön vastaista.
11. Verkkosivusto ja evästeet
Mikäli Pro Kemijärvi ry:n verkkosivusto käyttää evästeitä tai analytiikkapalveluita, niistä annetaan tarvittavat tiedot verkkosivustolla voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti.
12. Tietosuojaselosteen muuttaminen
Pro Kemijärvi ry kehittää toimintaansa jatkuvasti ja pidättää oikeuden päivittää tätä rekisteri- ja tietosuojaselostetta lainsäädännön, viranomaisohjeiden tai toimintansa muuttuessa. Ajantasainen tietosuojaseloste on saatavilla yhdistyksen verkkosivuilla.